Електронні трудові книжки в Україні: що буде після 10 червня 2026 року

Роз’яснення надали у Комітеті Верховної Ради з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів.

Закон №1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, який почав діяти 10 червня 2021 року, запровадив систему електронних трудових книжок. Документом передбачено п’ятирічний перехідний період для переведення паперових даних у цифровий формат.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов’язаний її зберігати.

Для обліку стажу необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки, а також документи, що підтверджують трудову діяльність. Особливо це важливо для періоду до 1 січня 2004 року.

Починаючи з 2004 року страховий стаж визначається на основі даних Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж (зокрема, паперова трудова книжка) потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як перевести трудову книжку в електронний формат

Існують два способи.

Через роботодавця:

Роботодавець самостійно сканує документи працівника та передає їх до Пенсійного фонду через вебпортал.

Самостійно:

Працівник може:

• звернутися з паперовими документами про трудову діяльність / військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;
• самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Що буде після 10 червня 2026 року

Якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Роз’яснення очільника Головного управління ПФУ в Дніпропетровській області Юрія Козака щодо електронних книжок читайте за посиланням.