Каменчанам рассказали, что нужно знать об электронной трудовой книжке

На актуальные вопросы об электронной трудовой книжке ответил начальник Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области Юрий Козак.

Что предусмотрено законом?

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины касательно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» предусматривает постепенный отказ от бумажных трудовых книжек, введение учета трудовой деятельности работника в электронной форме, автоматическое назначение пенсии по возрасту.

Что же такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажных трудовых книжек. Трудовую деятельности работника будут учитывать в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

На сегодня в Украине существует множество электронных сайтов. Куда именно надо загружать скан-копию трудовой книжки?

Скан-копию бумажного документа надо загружать только на веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины portal.pfu.ua в пункт личного кабинета пользователя из блока “Коммуникации с ПФУ”: Сведения о трудовых отношениях. Другой путь технически не возможен для обработки. И еще, помните о наличии квалифицированного электронного ключа (КЭП), он обязателен для регистрации и пользования веб-порталом.

Кто имеет право загружать скан-копию бумажного документа?

Отсканированная трудовая книжка может быть представлена ​​как застрахованным лицом через персональный кабинет на веб-портале электронных услуг ПФУ, так и работодателем через кабинет страхователя на веб-портале, с обязательным представлением согласия лица на обработку персональных данных.

Случаются случаи, когда отсканированную трудовую книжку «отклоняют» на веб-портал, то есть отказывают в оцифровке? Если да, то по каким причинам?

Да, такие случаи есть. И основными причинами являются ошибки, которые допускают пользователи веб-портале. Самые частые ошибки касаются предоставления сканированных черно-белых копий, нечетких копий, копий с “обрезанными” страницами, предоставление неполного документа и т.д.

Какие требования к скан-копиям?

1. Копии должны быть цветными, то есть сделаны из оригинала.

2. Необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке.

3. Скан-копии должны быть четкие и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи.

4. Соблюдать формат и размер сканируемого изображения.

С соответствующими рекомендациями можно ознакомиться на информационной странице Главного управления Пенсионного фонда Украины в Днепропетровской области на веб-портал е-услуг Пенсионного фонда Украины по ссылке.

А работодателям еще напоминаем, что бумажная трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58.

Означает, что бумажный документ не нужен уже с этого года?

Нет, это не так. Наполнение Госреестра данным, которые содержатся в бумажных трудовых книжках, проведут в переходный период в течение 5 лет. То есть в течение ближайших 5 лет будет использоваться как бумажный, так и электронный вариант трудовой книжки.

В дальнейшем, по желанию работника, работодатель будет обязан вести и бумажную трудовую книжку.

Какие выгоды получат от этого Закона работающие и работодатели?

Принятие Закона позволит:

– упростить процедуры получения информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, например, в случае временной потери трудоспособности;

– уменьшить расходы работодателей на ведение бумажного документооборота;

– устранить возможные риски и негативные последствия потери бумажной трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации или внесения недостоверных сведений.

Ведение трудовой деятельности работника в электронной форме обеспечит необходимые условия для автоматического назначения пенсий на основании имеющихся сведений о стаже и уплаченных взносах, которые содержатся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного социального страхования.