Электронные трудовые книжки в Украине: что будет после 10 июня 2026 года

Разъяснения предоставили в Комитете Верховной Рады по вопросам социальной политики и защиты прав ветеранов.

Закон №1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме», который начал действовать 10 июня 2021 года, ввел систему электронных трудовых книжек. Документом предусмотрен пятилетний переходный период для перевода бумажных данных в цифровой формат.

До 10 июня 2026 года данные из бумажных трудовых книжек должны быть внесены в Реестр застрахованных лиц. Сканирование документов осуществляют работодатели или работники через веб-портал Пенсионного фонда Украины.

После оцифровки бумажная трудовая книжка выдается работнику под подпись на хранение. Работодатель не обязан ее хранить.

Для учета стажа необходимо отсканировать все страницы трудовой книжки, а также документы, подтверждающие трудовую деятельность. Особенно это важно для периодов до 1 января 2004 года.

Начиная с 2004 года страховой стаж определяется на основе данных Реестра застрахованных лиц. Бумажные документы о стаже (в частности, бумажная трудовая книжка) нужны только для подтверждения страхового стажа до 1 января 2004 года.

Как перевести трудовую книжку в электронный формат

Существуют два способа.

Через работодателя:
Работодатель самостоятельно сканирует документы работника и передает их в Пенсионный фонд через веб-портал.

Самостоятельно:
Работник может:

• обратиться с бумажными документами о трудовой деятельности / военной службе / обучении / рождении ребенка и т. д. в отделение ПФУ, где ему помогут отсканировать эти документы;
• самостоятельно загрузить скан-копии через личный кабинет на веб-портале ПФУ, подписав их квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Что будет после 10 июня 2026 года

Если работодатель или работник не оцифровали бумажную трудовую книжку (например, человек не работал последние пять лет или по другим уважительным причинам не имел возможности обратиться в ПФУ или самостоятельно оцифровать), бумажные документы могут быть отсканированы в любое удобное для человека время или при обращении в ПФУ за назначением пенсии.

Разъяснения главы Главного управления ПФУ в Днепропетровской области Юрия Козака касательно электронных книжек читайте по ссылке.