Официально: все об электронных трудовых; срок сканирования бумажных трудовых; что будет, если этого не сделать

“За понад 4 роки, що вже тривають для переведення паперовою трудової книжки в електронну, все одно виникають питання: хто має подати сканкопії трудових, чи є вимоги до сканкопій, куди подати, чи є кінцевий термін подання і що буде, якщо хтось, з будь-яких причин, не зробить цього?

 

Нагадаю, що, починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки (ЕТК) — це цифровий аналог паперової трудової книжки.

 

Маючи вже досвід роботи з цифровим аналогом, можу стверджувати, що у запровадження ЕТК є великі плюси: спрощено облік трудової діяльності працівників, зменшено паперовий документообіг. 

 

Відомості з електронної трудової книжки вносяться до персональної облікової картки застрахованої особи реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування і це дає змогу в будь-який момент мати інформацію про розмір набутого страхового стажу та автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

 

А ще, враховуючи реалії сьогодення, в яких живуть громадяни України, ми запобігли втраті чи пошкодженню документів тим, хто покидав свої домівки, не маючи змоги взяти документи, але до початку повномасштабної війни їх паперові трудові були переведені в електронний вигляд. 

 

Ми вдячні кожному роботодавцю, хто попіклувався про найманих працівників і зробили процедуру оцифрування даних їх трудової діяльності, бо люди не втратили права на призначення пенсії.

 

Якщо сканує сам працівник

До речі, скановану копію трудової книжки можуть подавати не лише роботодавці (страхувальники), а й самі працівники (застраховані особи), і навіть ті, хто зараз не працює, але трудову досі не оцифрував. 

 

На що треба звернути увагу перед скануванням трудової книжки:

– звірити паспортні дані (прізвище, ім’я, по батькові працівника та дату народження);

 – перевірити наявність підпису власника трудової книжки, підпису особи, відповідальної за видачу трудової книжки, печатки установи, де вперше заповнювалась трудова книжка;

– перевірити записи про зміни прізвища, імені чи по батькові;

 – перевірити записи у розділі “Відомості про роботу” (переведення на іншу посаду, присвоєння нового розряду чи рангу тощо).

Є певні вимоги і до сканкопій. Скановані копії повинні бути кольоровими, містити повне зображення всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку, зображення повинні бути чіткі, читабельні та відображати всі реквізити.

 

Як завантажити 

Щоб завантажити відскановану трудову книжку засобом вебпорталу Пенсійного фонду України(https://portal.pfu.gov.ua/) необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). І обов’язково надати згоду на обробку персональних даних.

 

Подати електронну трудову книжку (ЕТК) необхідно до 10 червня 2026 року. Це означає, що скановані копії паперових трудових книжок мають бути передані до Пенсійного фонду України (ПФУ) до цієї дати для їх оцифрування.

 

Раджу усім, хто досіце відкладає, не зволікати і обов'язково засобами вебпорталу електронних послуг передати  відомості про трудову діяльність до Пенсійного фонду України. 

 

А якщо все ж таки трудова неоцифрована

Що ж до втрати страхового стажу, якщо трудова неоцифрована, то відповідь така: ні, страховий стаж не буде втрачено, оскільки стаж до 2004 року можна підтвердити паперовими документами, а стаж після 2004 року враховується автоматично з  реєстру застрахованих осіб.

Але знову нагадаю, що ми живемо у воєнний час, то ж запобігти втраті документів однозначно краще, ніж їх відновлювати.