Чи може віртуальна АТС замінити традиційну офісну телефонію повністю
Коли показники продажів падають, керівники починають шукати причину в змінах на ринку, сезонності або конкурентах. Але вона може ховатися значно ближче — в комунікаціях з клієнтами. Якщо менеджери пропускають дзвінки й не передзвонюють, гублять важливі дані в нотатках, а клієнти натрапляють на зайняту лінію, бізнес втрачає потенційних покупців і дохід. А керівник не бачить ці проблеми через недостатню прозорість традиційної телефонії.
Сучасна технологія віртуальна АТС дає бізнесу більше можливостей та контролю над комунікаціями. Тому в цій статті ми розглянемо, чому вона може бути повною заміною традиційної телефонії.
Переваги віртуальної АТС для бізнесу
Чому компанії відмовляються від локальних АТС та мідних дротів? Передусім, це свобода від географічного розташування офісу. Ви можете найняти висококваліфікованого менеджера зі Львова або Кракова, знаходячись в Києві. Та не зупиняти роботу, якщо виникли проблеми з електрикою, ремонтом або переїздом бізнесу в інше приміщення. А якщо ваш найкращий сейлз поїхав у відрядження, він зможе продовжити приймати дзвінки на робочий номер зі свого мобільного чи ноутбука.
Також хмарна телефонія дозволяє створити враження локальної присутності у будь-якому місті або навіть в іншій країні. Для цього достатньо під’єднати віртуальні номери з кодом іншого регіону, звідки телефонують потенційні покупці. Це підвищує довіру та лояльність клієнтів через ряд причин:
- їм здається, що місцева компанія краще розуміється в їх потребах;
- та що можна особисто завітати до локального бізнесу у разі виникнення проблем;
- і дзвінки на номери з місцевим кодом дешевші, ніж міжнародні виклики.
Як віртуальна АТС знижує витрати та підвищує ефективність
Для роботи традиційної офісної телефонії потрібно орендувати приміщення, придбати спеціальне обладнання, організувати внутрішній зв’язок та все це регулярно обслуговувати. А якщо команда розширюється, то бізнес отримує витрати на організацію нових робочих місць.
Для використання віртуальної АТС достатньо інтернет-мережі та ноутбука чи телефона. За сервери, які підтримують роботу хмарної АТС, відповідає оператор IP-телефонії. Бізнес оплачує лише підключення та абонплату за користування віртуальною АТС і її функціями. А для масштабування команди достатньо додати користувачів в особистому кабінеті та сплатити за додаткові місця за тарифом.
Ефективність роботи менеджерів
Заміна традиційної телефонії на хмарну також допомагає покращити ефективність роботи менеджерів, автоматизуючи частину бізнес-процесів. Ось декілька прикладів.
- Віртуальна АТС дозволяє налаштувати чат-боти для обробки простих запитів як «статус замовлення», «дата доставлення» та надання інформації з інструкцій та FAQ.
- Також можна відповідати на типові запити за допомогою IVR. Клієнт обирає потрібний пункт меню, наприклад, «1 — графік роботи», «2 — дата доставлення замовлення», та автоматично отримує відповідь.
- Програми для автодозвону як Power Dialer телефонують на номери з заздалегідь підготовленого списку та під’єднують менеджера лиш коли відповіли на дзвінок. Так чином, спеціаліст не витрачає час на набір номера та очікування реакції на виклик.
Це розвантажує спеціалістів та дозволяє зосередитись на складніших питаннях.
Технічні можливості віртуальних рішень для заміни традиційної телефонії
Якщо клієнт чує гудки або прохання «Передзвонити», він з більшою ймовірністю піде до конкурентів. Саме з цією проблемою стикаються компанії, які використовують традиційну телефонію зі стандартними номерами. Оскільки вони дозволяють обробляти за раз не більше одного виклику.
Хмарна телефонія знімає ці обмеження — компанія може під’єднати багатоканальний віртуальний номер і одночасно обробляти до 100 викликів. А також налаштувати чергу дзвінків, щоб жодне звернення не було втрачено. Коли усі менеджери будуть зайняті, система залишить клієнта на лінії та відтворить повідомлення з номером в черзі, орієнтованим часом очікування та іншою корисною інформацією. Як тільки хтось зі співробітників звільниться, на нього надійде перший виклик у черзі.
Проблеми, які можна вирішити за допомогою віртуальної АТС
Пропущені виклики
Щоб бачити, скільки менеджери пропускають викликів, потрібно мати відповідні інструменти. Як звіти віртуальної АТС, в яких відображено дані про усі дзвінки, в тому числі й пропущені. Ви зможете дізнатися загальну кількість викликів, що не отримали відповіді спеціаліста, причину пропуску, час надходження дзвінка, кількість спроб клієнта додзвонитися та інше.
Це дозволяє оцінити масштаб проблем у відділі продажів та прийняти стратегічні рішення для їх усунення, які будуть ґрунтуватися на точних даних, а не припущеннях. Наприклад, якщо телефонує багато клієнтів під час неробочого часу, можна налаштувати переадресацію на чергового менеджера або увімкнути автовідповідач, що надасть графік роботи та запропонує залишити повідомлення.
Менеджери можуть використовувати звіти для моніторингу пропущених викликів, щоб вчасно перетелефонувати клієнтам. Чим скоріше вони це зроблять, тим більше шансів не втратити лояльність потенційних покупців. А щоб швидше реагувати на пропущені дзвінки, можна налаштувати автоматичні сповіщення на пошту або в Telegram.
Втрачені або помилково внесені дані
До заміни традиційної телефонії на віртуальну АТС менеджери витрачають час на After Call Work — внесення в CRM даних про клієнта як номер телефону, ім’я, наступні кроки. Але якщо надходить багато дзвінків, менеджер може або забути перенести інформацію до системи, або зробити це з помилками через поспіх. Це ускладнить подальшу роботу з клієнтом та виконання угоди згідно з домовленостями.
Використання віртуальної АТС дозволяє зменшити обсяг ручної роботи та ризик зберегти дані з помилками. Після налаштування інтеграції хмарної АТС з CRM автоматично створюються контакти й угоди та прикріплюється до картки клієнта дані про дзвінок і запис розмови.
Менеджери можуть витрачати більше часу на якісну комунікацію з клієнтами, а керівник бачить реальну картину по роботі з лідами.
Висновок
Підсумовуючи, віртуальна АТС може повністю замінити традиційну телефонію, оскільки вона незалежна від фізичної інфраструктури, автоматизує обробку звернень та збереження даних про дзвінки. А також надає звіти для ефективного керування пропущеними викликами. В результаті компанія втрачає менше клієнтів та, відповідно, збільшує дохід.